Aperçu de la protection de la vie privée

La Corporation Wajax (Wajax) et ses partenaires se sont engagés à protéger l’exactitude, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels recueillis auprès de leurs clients, de leurs fournisseurs et de leurs employées et employés. Pour y parvenir, Wajax a élaboré des politiques et des procédures relatives à la protection de la vie privée.

Tous les membres du personnel de Wajax sont tenus responsables de se conformer à ces politiques de protection de la vie privée. Toutes questions concernant nos politiques peuvent être acheminées à la personne responsable de la protection de la vie privée, dont les coordonnées sont fournies ci-dessous.

Objectif

Cette Politique sur la protection de la vie privée décrit et souligne l’engagement de Wajax à protéger et à préserver la vie privée de ses clients, de ses employées et employés et des autres personnes concernées lors de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation de renseignements personnels.

Définitions

Les « renseignements personnels » sont des informations se rapportant à une personne identifiable. Ces renseignements peuvent inclure toute information factuelle ou subjective, enregistrée ou non, sur une personne identifiable, notamment son nom, son adresse, son numéro de téléphone, son adresse courriel, des renseignements sur ses revenus, son origine ethnique, son âge, des avis, des évaluations, des commentaires, ses renseignements financiers et ses habitudes d’achat. Dans le cas d’un client, ces renseignements comprennent, sans s’y limiter, l’adresse courriel personnelle du client, son adresse personnelle, son numéro de téléphone personnel et les données de sa carte de crédit.

Responsabilité

Wajax est responsable de la protection de tous les renseignements personnels sous son contrôle. La directrice principale ou le directeur principal des services intégrés des Ressources humaines est désigné comme responsable de la protection de la vie privée de Wajax et chargé de s’assurer que les procédures de protection des renseignements personnels de Wajax ainsi que toute loi applicable en matière de protection des renseignements personnels sont respectées. Vous pouvez joindre la personne responsable de la protection de la vie privée par courriel à [email protected] ou par courrier au 10 Diesel Drive, Toronto, Ontario, M8W 2T8, à l’attention du Responsable de la protection de la vie privée.

Objectif de la collecte de renseignements personnels

Wajax recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels uniquement à des fins spécifiques liées à l’efficacité de la gestion de sa main-d’œuvre, à la fourniture de produits et au service à la clientèle, ou tel que requis par la loi. Les renseignements conservés dans les dossiers de Wajax sont utilisés uniquement à des fins légitimes.

Les renseignements personnels peuvent être recueillis et conservés par Wajax aux fins suivantes :

• Le traitement des réclamations de garantie,
• La facturation et le suivi après-vente,
• Les communications de base,
• La recommandation de futurs produits ou services,
• La conformité à toute exigence légale,
• La fourniture des produits et des services demandés,
• L’utilisation par le Service des finances de Wajax pour traiter les demandes de crédit,
• La participation des fournisseurs de services tiers de Wajax aux activités de la société dans le cadre de services tels que le marketing, le recouvrement des comptes en souffrance, la livraison des produits et le traitement des paiements et des frais de cartes de crédit, • L’établissement, la gestion et la résiliation de relations de travail.

Même si cette liste décrit les objectifs typiques, elle n’est pas exhaustive. Avant la collecte de renseignements personnels, Wajax devra obtenir un consentement, sous réserve des exceptions de la loi applicable.

Méthodes de collecte des renseignements personnels

Wajax peut recueillir des renseignements personnels de diverses façons. Les plus courantes sont les suivantes :

• Les demandes de crédit, les vérifications de crédit, les contrats d’achat, les contrats de location, les contrats de service et les autres accords commerciaux,
• L’inscription à son site Web;
• Les cartes professionnelles, les sondages, les études de marché et les autres sources de renseignements commerciaux, comme les conversations avec des agences de crédit, que ces conversations soient menées au téléphone ou en personne, selon le cours normal des affaires ou par le biais de relations de travail.

Informations recueillies sur ordinateur et par Internet

Wajax peut recueillir des informations à propos de votre ordinateur et de vos logiciels. Cela peut comprendre les éléments suivants : votre adresse IP, le type de navigateur, le système d’exploitation, le nom de domaine, les moments d’accès et les adresses de sites Web référents. De plus, Wajax recueille des informations sur des pages spécifiques qui sont consultées sur son serveur Internet et ses applications. L’entreprise utilise ces informations pour l’administration du système, l’équilibrage du débit sur le serveur Web et son registre de contrôle de sécurité interne. Inversement, Wajax ne relie votre adresse IP à aucune information personnelle que vous avez fournie par le biais de son site Web. Cependant, ces informations peuvent être utilisées pour identifier la durée de la session d’un visiteur et recueillir des informations démographiques globales.

En outre, pour certaines des applications Web de Wajax, des témoins de connexion sont utilisés. Ces témoins sont des informations qui peuvent être placées sur votre ordinateur par un site Web dans le but de faciliter ou d’améliorer votre communication et votre interaction avec ce site. Ils aident Wajax à offrir du contenu personnalisé et constituent une partie intégrante de certaines de ses applications Web. Wajax peut également utiliser des témoins pour obtenir des statistiques sur l’utilisation de ses sites Web et de ses applications. Vous pouvez empêcher ou restreindre l’installation de témoins de connexion sur votre ordinateur ou les retirer de votre navigateur en modifiant les préférences de votre navigateur. Cependant, le blocage de certains témoins peut vous empêcher d’utiliser certaines fonctionnalités du site. Wajax n’utilise pas de témoins pour récupérer des informations sur votre ordinateur à des fins qui ne sont pas liées au service offert sur le site en question ou à votre interaction avec ce site.

Collecte, utilisation et divulgation de renseignements personnels

Wajax ne recueillera, n’utilisera et ne divulguera que les renseignements personnels qui sont nécessaires aux fins autorisées décrites ci-dessus.

Lorsque le consentement à la collecte de renseignements est requis par la loi, il sera obtenu en conformité avec la loi applicable. Le consentement sera explicite ou implicite et pourra être obtenu soit verbalement, soit par écrit, selon la nature des renseignements en question.

Les renseignements personnels seront divulgués conformément aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et seulement sur la base d’un besoin d’information spécifique. Les renseignements personnels liés à un individu ne seront pas divulgués à des tiers qui ne sont pas liés à Wajax, sans le consentement de cette personne, sauf en cas d’autorisation ou d’obligation par la loi.

Si le consentement est requis pour recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels, une personne peut retirer son consentement à tout moment. Cependant, ce retrait peut avoir des conséquences. Si une personne retire son consentement, Wajax l’informera des conséquences possibles d’une telle action. Une personne ne peut retirer son consentement si le retrait du consentement fait obstacle à l’exécution d’une obligation légale.

Une personne peut demander une explication sur l’objectif spécifique de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation de ses renseignements personnels. Cette explication sera en tout état de cause fournie lorsque la loi l’exige.

Protection des renseignements personnels des employées et employés 

Wajax s’engage à protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, l’utilisation ou la modification grâce à l’instauration de mesures de sécurité conformes à la sensibilité, à la quantité, au format, à la nature et au stockage de ces renseignements.

Les renseignements personnels fournis à Wajax sous forme électronique sont stockés sur des serveurs informatiques sécurisés ayant un accès limité et situés dans des installations contrôlées. Il est important de noter que le fait d’envoyer un courriel à Wajax n’est pas un moyen de communication sécurisé, sauf si les messages sont cryptés.

Les dossiers papier sont conservés dans des endroits sécurisés ayant différents niveaux d’accès restreint en fonction de la confidentialité des renseignements. Les fichiers contenant des informations sensibles sont conservés dans des classeurs verrouillés situés dans des locaux fermés à clé.

Conservation des renseignements personnels

Les renseignements personnels seront conservés aussi longtemps que nécessaire, conformément aux dispositions de la loi, soit le temps requis pour la réalisation des fins auxquelles ils sont destinés ou pour satisfaire à des exigences légales ou contractuelles. Les documents contenant des renseignements personnels qui ne sont pas conservés seront détruits de façon sécuritaire, par exemple par une déchiqueteuse, par le biais d’un service de destruction de documents ou encore par leur supression du matériel informatique.

Exactitude des renseignements personnels

Wajax prendra les mesures appropriées pour veiller à ce que tous les renseignements personnels qu’elle recueille et conserve soient exacts, complets et constamment mis à jour. Droit d’accès et de correction de vos renseignements personnels :

Selon la législation en vigueur, une personne peut avoir le droit d’accéder à ses renseignements personnels détenus par Wajax et de demander la correction ou la rectification de ces renseignements conformément aux conditions suivantes :

1. Les demandes d’accès aux renseignements doivent être adressées par écrit à la personne responsable de la protection de la vie privée de Wajax par courrier au 10 Diesel Dr, Toronto, Ontario, M8W 2T8.

2. Ces demandes doivent contenir suffisamment d’informations pour prouver l’identité du demandeur et identifier les renseignements qui sont demandés.

3. Wajax répondra aux demandes d’accès aux renseignements le plus rapidement possible et au plus tard 30 jours après la réception de la demande ou selon ce qui est requis pour se conformer à la législation applicable en matière de délai pour fournir les réponses à de telles demandes.

4. Wajax peut demander à la personne de payer les frais raisonnables nécessaires pour fournir les renseignements demandés. Une estimation écrite de ces frais sera fournie à cette personne avant que les renseignements demandés ne soient fournis.

5. Si la demande d’accès, de correction ou de rectification des renseignements est refusée, la personne sera informée par écrit des motifs de ce refus et des fondements législatifs qui l’appuient. Les coordonnées d’un représentant de Wajax pouvant répondre aux questions qui concernent le refus seront également fournies.

Plaintes

Si une personne désire émettre une plainte concernant la conformité de Wajax à cette politique ou à toute législation ou exigence de la loi liée à la protection de la vie privée, elle peut déposer une plainte écrite à la personne responsable de la protection de la vie privée de Wajax au 10 Diesel Dr, Toronto, Ontario, M8W 2T8. Toutes les plaintes reçues seront examinées de manière équitable, impartiale et confidentielle.

Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse, vous pouvez choisir de rediriger votre plainte à l’avocat général et secrétaire de Wajax au 10 Diesel Drive, Toronto, Ontario, M8W 2T8 (à l’attention de l’avocat général et secrétaire).

Pour obtenir toute autre information sur cette politique ou sur les autres politiques ou pratiques de Wajax touchant la protection de la vie privée, veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection de la vie privée à l’adresse indiquée ci-dessus.

POLITIQUE SUR LA CONFORMITÉ À LA LCAP

OBJECTIF :

Wajax s’engage à se conformer à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP). Nous prenons des mesures importantes pour garantir que nos clients et les autres personnes qui reçoivent nos communications ne reçoivent pas de pourriels en violation de la LCAP. Nous envoyons uniquement des messages électroniques commerciaux (MEC) conformément à la présente Politique sur la conformité à la LCAP et à nos procédures internes connexes qui traitent des obligations liées à la LCAP.

QU’EST-CE QU’UN POURRIEL?

Les pourriels, aussi appelés « courriels indésirables » ou « messages textes indésirables », sont des messages électroniques non sollicités qui sont souvent, mais pas toujours, envoyés en masse. Un message électronique peut être considéré comme un pourriel dans les cas suivants :

(1) Le message est trompeur dans la mesure où il y a tentative de cacher le véritable expéditeur ou le contenu du message;

(2) L’identité et le contexte personnels du destinataire ne sont pas pertinents, car le message s’applique également à tout autre destinataire potentiel; ou

(3) Le destinataire n’a pas donné son consentement exprès ou implicite à l’envoi du message.

QU’EST-CE QU’UN MESSAGE ÉLECTRONIQUE COMMERCIAL (MEC)?

Un MEC est tout message électronique qui encourage la participation à une activité commerciale, qu’il y ait ou non une attente de profit.

Wajax envoie uniquement des MEC depuis ses serveurs, conformément à la présente Politique sur la conformité à la LCAP.

En règle générale, l’expéditrice ou l’expéditeur d’un MEC doit obtenir le consentement exprès ou implicite du destinataire avant d’envoyer le message, comme indiqué à l’article 1.1 de la présente politique. Le MEC doit inclure des informations qui identifient l’expéditeur, fournissent ses coordonnées et permettent au destinataire de retirer son consentement.

DÉCLARATIONS DE POLITIQUE :

1. ENVOI DE MESSAGES ÉLECTRONIQUES COMMERCIAUX

1.1 Wajax envoie des MEC uniquement dans les circonstances suivantes :

· Lorsque la personne a explicitement donné son consentement à recevoir de tels messages, soit verbalement, soit par écrit;

· Lorsque le message répond à une demande d’information ou à une requête;

· Lorsque le message communique des informations factuelles concernant le compte d’un client ou sa relation contractuelle avec Wajax;

· Lorsque le message facilite, conclut ou confirme une transaction convenue;

· Lorsque le destinataire du message a volontairement divulgué son adresse électronique ou l’a publiée de manière visible sans indiquer son refus de recevoir des MEC;

· Lors de la communication avec une personne référée;

· Lorsqu’une obligation ou un droit légal doit être respecté ou appliqué; ou

· Lorsque le consentement à recevoir le message peut être implicite en raison d’une relation commerciale existante (c’est-à-dire que le client a acheté un produit ou un service auprès de Wajax au cours des deux dernières années ou encore qu’il a un contrat de location en cours avec Wajax ou un contrat qui a pris fin il y a moins de deux ans).

1.2 Tous les MEC envoyés par Wajax prévoient un mécanisme permettant de se désabonner des messages promotionnels de Wajax ou contiennent un lien de désabonnement. Lorsqu’un destinataire se désabonne de la réception de MEC de Wajax, sa demande est traitée dans les plus brefs délais, au plus tard dans les 10 jours ouvrables suivant le retrait du consentement.

1.3 Il existe un nombre limité de cas dans lesquels vous ne pouvez demander à Wajax de cesser de vous envoyer des messages, par exemple lorsque nous devons communiquer avec vous pour faire valoir les droits légaux de Wajax.

2. PROTECTION CONTRE LES POURRIELS ET LA MODIFICATION DES DONNÉES DE TRANSMISSION :

Les MEC envoyés ou dont l’envoi a été provoqué depuis les serveurs de Wajax ne doivent pas :

· Utiliser ou contenir des en-têtes invalides ou falsifiés ou des noms de domaine inexistants;

· Employer toute technique visant à déformer ou à masquer l’identité de l’expéditeur d’un message électronique, son point d’origine ou son chemin de transmission;

· Provoquer la livraison d’un message à une destination autre que celle spécifiée par l’expéditeur, ou en plus de celle-ci, en raison de la modification des données de transmission;

· Contenir des informations fausses ou trompeuses dans la ligne d’objet ou tout autre contenu faux ou trompeur;

· Utiliser le nom de domaine Internet d’un tiers, ou le relayer depuis ou par le biais de l’équipement d’un tiers, sans l’autorisation de ce dernier; ou

· Tenter de surprendre ou de semer la confusion. Wajax met tout en œuvre pour s’assurer que vous avez expressément demandé à recevoir des messages électroniques de notre part ou que vous pouvez raisonnablement vous y attendre.

Wajax ne vend ni n’échange aucun de vos renseignements sans votre consentement.

RESPONSABILITÉ DU RESPECT DE CETTE POLITIQUE

La directrice principale ou le directeur principal du Marketing et Excellence des ventes est chargé d’examiner, d’approuver et de mettre à jour régulièrement la politique et les procédures de conformité à la LCAP de Wajax, ainsi que de veiller à ce que des contrôles ponctuels des activités liées aux MEC soient effectués pour garantir le respect continu de cette politique.

Les directeurs principaux des Ventes sont responsables de s’assurer que cette politique et les procédures connexes sont communiquées et comprises par tous les représentants commerciaux. Tout le personnel de Wajax est tenu de respecter la présente politique dans le cadre de ses activités quotidiennes.

4. NOUS CONTACTER POUR UNE PLAINTE RELATIVE AUX POURRIELS

Si vous recevez un message électronique de Wajax qui, selon vous, enfreint cette politique, veuillez nous contacter à l’adresse courriel suivante : [email protected].

Tous les membres du personnel de Wajax ont pris connaissance de la présente Politique sur conformité à la LCAP, ont reçu une formation appropriée et sont tenus de s’assurer que les MEC sont envoyés conformément à la présente politique et aux procédures connexes.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DES MEMBRES DU PERSONNEL

Application de la politique générale

La politique générale s’applique également aux renseignements personnels des membres du personnel, sauf s’ils sont modifiés par les politiques spécifiques contenues dans cette section.

Les « renseignements personnels des membres du personnel » sont des informations personnelles sur une personne concernant l’établissement, la gestion et la cessation de la relation de travail. Les renseignements personnels qui ne sont pas liés à l’emploi de cette personne ne sont pas compris.

Dossier d’employé(e)

Les employées et employés sont avisés que Wajax recueille de l’information des renseignements et tient un dossier sur chaque membre de son personnel. L’objectif du dossier de l’employée ou employé est de permettre à Wajax de mieux gérer son personnel, les ressources humaines et les programmes relatifs au bien-être des employées et employés.

Une employée ou un employé peut avoir le droit d’accéder à son dossier d’employé conformément aux procédures décrites ci-dessus sous la rubrique « Droit d’accès aux renseignements personnels ».

Protection des renseignements personnels des employés

Les services des Ressources humaines et de la Paie de Wajax garderont les dossiers des employées et employés dans un endroit sécuritaire et mettront en œuvre des politiques de sécurité afin de s’assurer que les renseignements contenus dans les dossiers des employées et employés sont protégés contre l’accès, la collecte, l’utilisation, la divulgation, la copie, la modification et l’élimination non autorisés.

Seules les personnes dûment autorisées, c’est-à-dire les personnes qui ont besoin de ces renseignements afin de s’acquitter de leurs fonctions, auront accès à ces renseignements.

Conservation des renseignements personnels

Wajax conservera les renseignements personnels qui ont été utilisés pour prendre une décision en matière d’embauche pendant au moins un an après les avoir utilisés, de manière à ce que la personne concernée ait la possibilité raisonnable d’obtenir l’accès à ces renseignements.